Im Rahmen der Digitalisierung im Handwerks- und Unternehmensbereich, ergeben sich auch bei der Rechnungsstellung sowie beim Rechnungsempfang einige Neuerungen: Durch die EU-Richtlinie EN 16931 wird eine automatisierte und vereinfachte Rechnungsverarbeitung ermöglicht und verpflichtend ab Januar 2025 für alle deutschen Unternehmen eingeführt. Voraussetzung für den elektronischen Rechnungsaustausch ist die Verwendung eines strukturierten Datenformats wie beispielsweise dem Format XML. Was Sie bei der Erstellung, dem Empfang und der Weiterverarbeitung von E-Rechnungen beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhalt:
E-Rechnungen werden ab 2025 im B2B-Bereich zur Pflicht
Wer muss bereits E-Rechnungen stellen und empfangen können?
Die gängigsten Formate zum Erstellen von E-Rechnungen
XRechnung und ZUGFeRD als Standards für E-Rechnungen in Deutschland
PEPPOL zur sicheren Übermittlung von strukturierten Daten
Kriterien zur Auswahl der passenden Software für E-Rechnungen
Fazit: Die Vorteile von elektronischen Rechnungen
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die Daten in strukturierter Form zur Verfügung stellt, sodass diese ausschließlich von Maschinen gelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Typische Merkmale einer E-Rechnung sind unter anderem die Verwendung von XML- oder EDI-Datenformaten sowie die Einhaltung bestimmter Standards gemäß der EU-Norm EN 16931.
Damit sind wir schon beim wichtigsten Unterscheidungsmerkmal in Hinsicht PDF-Rechnungen: Diese können nur von Menschen, nicht aber von Maschinen gelesen und automatisiert verarbeitet werden. Rechnungen im PDF-Format sind daher keine elektronischen, sondern digitalisierte Rechnungen, die in der Regel im Anhang von E-Mails versendet werden.
Das Wachstumschancengesetz („Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“), ist ein wichtiger rechtlicher Rahmen für E-Rechnungen in Deutschland, insbesondere die Europäische Norm 16931. Diese legt einheitliche Standards für die Struktur und den Inhalt elektronischer Rechnungen fest, um deren Kompatibilität und automatisierte Verarbeitung zu erleichtern. Unternehmen müssen diese Standards beachten, um den gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht zu entsprechen.
Zur verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und Rechnungsempfangs zwischen Unternehmen wurde Ende Februar 2024 vom Bundestag ein dementsprechender Beschluss verabschiedet. Geebnet wird dieser Weg zusätzlich durch das angesprochene Wachstumschancengesetz, das im März 2024 beschlossen wurde: Ab dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Dabei ist eine schrittweise Einführung der E-Rechnung im Zeitraum zwischen 2025 und 2028 vorgesehen.
„Mit der Verpflichtung zur Ausstellung, zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von E-Rechnungen sollen unter anderem der Umsatzsteuerbetrug sowie der Verwaltungsaufwand herkömmlicher Papierrechnungsprozesse eingedämmt werden.“
Seit dem 27. November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber des Bundes E-Rechnungen empfangen können (B2G). Dies betrifft in allen Bundesländern sämtliche Bundesbehörden, -ämter und -institutionen sowie deren Auftragnehmer (Lieferanten).
Da die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben enthält, wie E-Rechnungen übermittelt werden sollen, genügt ein herkömmliches E-Mail-Postfach, um elektronische Rechnungen empfangen zu können.
Dazu zählen beispielsweise XRechnung, EDI und XML. Formate, die sowohl Bild- als auch strukturierte Daten enthalten, werden als hybride Formate bezeichnet und gelten ebenfalls als elektronische Rechnungen. Das bekannteste hybride Datenformat ist ZUGFeRD:
„ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde.“
Der bevorzugte Standard für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) ist die XRechnung. Diese wurde im Rahmen der E-Rechnungs-Initiative der deutschen Bundesregierung entwickelt und umgesetzt.
XRechnung ist ein rein strukturierter Datenaustauschstandard und basiert auf der Europäischen Norm EN 16931. Das Format enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten und keine visuellen PDF-Dokumente wie beispielsweise das hybride Format ZUGFeRD.
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Dabei handelt es sich um einen Standard für E-Rechnungen, der sich vor allem im B2B-Bereich etabliert hat. Denn ZUGFeRD kann sowohl strukturierte Daten als auch ein visuelles PDF-Dokument in einer Datei kombinieren und erleichtert dadurch die Kommunikation zwischen Unternehmen. Darüber hinaus gilt ZUGFeRD als flexibel und kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden.
Ob Sie sich für XRechnung oder ZUGFeRD entscheiden, hängt im Einzelnen von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Zur besseren Orientierung können Sie auch Ihre Geschäftspartner befragen, welche der beiden Standards sie verwenden. Auch ein Beratungsgespräch mit Ihrem Steuerberater kann zweckdienlich sein, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Der Versand von XRechnungen an Auftraggeber des Bundes muss über die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ des Bundes (ZRF) erfolgen. Die Voraussetzung dafür ist eine Registrierung bei der ZRE. Nach der Anmeldung wird für den Rechnungssender ein Nutzerkonto eingerichtet, mit dem er sich an der ZRE authentifizieren und für die gewünschten Übertragungskanäle freischalten kann. Dabei stehen zur Rechnungseinreichung verschiedene Möglichkeiten wie Weberfassung, Upload, E-Mail/DE-Mail und Webservice zur Verfügung.
X-Rechnungen an Bund und Länder müssen außerdem eine sogenannte Leitweg-ID enthalten. Für Rechnungen an den Bund ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB) zuständig. Auf Länderebene können Sie die Leitweg-ID hier einsehen. Wenn Sie die Rechnung per E-Mail direkt an den Kunden senden, ist die Verwendung der Leitweg-ID optional und sollte im Einzelfall vorab abgeklärt werden.
Das europaweit und zunehmend international etablierte Netzwek PEPPOL (“Pan-European Public Procurement Online“) ermöglicht die automatisierte Versendung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung von E-Rechnungen. PEPPOL wird auch von der Rechnungseingangsplattform ZRE genutzt, damit sowohl Rechnungssender als auch Lieferanten E-Rechnungen automatisiert versenden können.
Dafür muss der Rechnungsabsender zuerst eine Verbindung zum PEPPOL-Netzwerk bzw. PEPPOL-Zugangspunkt (PEPPOL Access Point) aufbauen. Danach erfolgt die Übermittlung der Rechnung an den Rechnungsempfänger automatisch.
Hinweis: Für E-Rechnungen gelten dieselben gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen: Elektronische Rechnungen müssen demnach in der empfangenen Form 10 Jahre lang GoBD-konform aufbewahrt werden (= “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff in Deutschland“).
Mittlerweile gibt es zahlreiche Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, die Sie dabei unterstützen, Rechnungen und weitere Dokumente im richtigen Format zu erstellen, weiterzuleiten, zu empfangen und downzuloaden.
Wenn Sie Ihre Rechnungen bereits mit einem Rechnungstool oder Ihre gesamte Buchhaltung digital erledigen, können Sie mit Ihrer Software-Lösung mit ziemlicher Sicherheit mit einigen Einstellungen auch Rechnungen im strukturierten Format erstellen und empfangen.
Was Sie bei der Auswahl von Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen beachten sollten:
E-Rechnungen können sowohl von Rechnungssteller als auch Empfänger schneller und effizienter verarbeitet werden. Neben dem Papierverbrauch werden somit auch Zeit und Kosten reduziert, da E-Rechnungen nahtlos in moderne Buchhaltungssysteme integriert werden können. Dadurch wird eine effizientere und weniger fehleranfällige Weiterverarbeitung von Rechnungen und den damit in Verbindung stehenden Geschäftsprozessen.
Im August pausieren wir unsere Blogbeiträge, um im September mit neuer Energie sowie neuen Energie- und Technologie-Themen wieder für Sie da zu sein.
Sie haben noch Fragen zur E-Rechnung oder den Software-Lösungen zum Erstellen und Empfangen strukturierter Daten? Auch wenn Sie mehr über die Mitgliedschaft in der Energiegemeinschaft erfahren möchten, freuen wir uns, Ihnen weiterhelfen zu können.